920 leads/mes procesados con IA y el equipo recupera 5 días al mes.
Una inmobiliaria de Bilbao recibía cientos de leads de portales y web sin filtrar, contestados horas tarde y mal cualificados. Implantamos automatización IA + CRM: clasificación, respuesta inmediata, cualificación previa y asignación a comercial. Ahora procesan 920 leads/mes y el equipo libera 5 días de trabajo manual.
Bilbao · Inmobiliaria · Residencial y obra nueva
Una inmobiliaria de Bilbao con leads cayéndose entre Idealista, Fotocasa y la web propia.
El cliente es una inmobiliaria de Bilbao con 11 agentes, oficina única y especialización en residencial de gama media-alta (segunda mano y obra nueva). Cartera media de ~120 inmuebles activos y un volumen de visitas y reservas alto en zona Abando, Indautxu y Getxo.
El embudo de entrada estaba destrozado. Recibían leads desde Idealista, Fotocasa, Habitaclia, web propia, Facebook y referidos, cada canal con su formato, sin consolidar. Una persona en oficina copiaba a mano los leads en un Excel, los repartía entre agentes según disponibilidad y los agentes contestaban "cuando podían". Tiempo medio de primera respuesta: 14 horas. En inmobiliario, eso es cliente perdido.
Encima, el 60% de los leads no estaban cualificados: gente "mirando", presupuestos no realistas, zonas no atendidas, plazos a 12 meses. Los agentes perdían tardes enteras enseñando inmuebles a gente que no compraba. El encargo: capturar todos los canales en un solo sitio, responder al instante, cualificar antes de pasar al agente y medir todo el embudo.
Centralización en CRM, IA conversacional para cualificar y asignación inteligente al agente.
La primera capa fue centralizar todos los canales en un único CRM (en este caso, Inmovilla, que es lo que el cliente ya tenía pero infrautilizado). Conectamos APIs y scrapers para los portales que no exponen API, normalizamos los datos (nombre, contacto, inmueble de interés, mensaje, canal) y aseguramos que cada lead entrara en la misma estructura. Sin esto, todo lo demás es maquillaje.
Lo segundo: respuesta automática inmediata vía WhatsApp y email. En menos de 2 minutos desde que entra el lead, recibe un mensaje personalizado con el inmueble que le interesa, fotos extra, vídeo si lo hay, datos clave (m², metros, año, IBI, gastos comunidad) y una pregunta de cualificación de bajo compromiso: "¿Estás financiándolo o con liquidez? ¿Plazo previsto?". La velocidad importa más que la perfección del mensaje.
Si el lead responde, entra el asistente IA de cualificación: hace 3-4 preguntas conversacionales (presupuesto real, plazo, zona alternativa, financiación) sin parecer un cuestionario. Cuando ha recopilado lo suficiente, asigna al agente más adecuado (por zona, especialidad y carga actual) con un brief completo en su panel. El agente entra a la conversación con todo masticado.
Para los leads que no cualifican (presupuesto fuera de mercado, plazo a 18 meses, mirando sin intención), el sistema los mantiene en nurturing automatizado con seguimiento mensual hasta que cambien las condiciones. Ningún lead se descarta para siempre; entra en cola y, si cambia su situación, vuelve al flujo activo. Esto recuperó 22 ventas en 7 meses de leads que originalmente parecían perdidos.
De Excel manual a 920 leads/mes automatizados en 6 semanas.
Auditoría operativa (semana 1)
Sesiones con dirección, oficina y 2 agentes. Mapeo de los 6 canales actuales, volumen real, tiempos de respuesta, criterios de cualificación implícitos en cabeza de los agentes, y motivos típicos por los que se cae un lead.
Diseño e integraciones (semanas 2-3)
Definición de campos normalizados, integración con Idealista, Fotocasa, web, Facebook y email. Configuración del CRM como single source of truth. Definición de árboles de cualificación por tipo de inmueble (residencial usado vs obra nueva) y RGPD para consentimientos comerciales.
Piloto controlado (semanas 3-5)
Piloto en 2 canales (web propia + Idealista) durante 10 días para validar respuesta automática, cualificación IA y asignación. Ajustes de tono, preguntas y umbrales de cualificación. Resultado: 88% de leads contestados en <10 min y cualificación correcta en el 91% de casos.
Despliegue total y reporting
Apertura a los 6 canales. Formación a los 11 agentes (2 sesiones de 1h). Reporting semanal con dirección: leads por canal, tasa de cualificación, conversión a visita, conversión a operación, fuentes que más rinden por € invertido.
Cinco lecciones replicables a otras inmobiliarias
La velocidad de respuesta importa más que la calidad del primer mensaje
Contestar en 8 min con un mensaje correcto convierte mucho más que contestar en 4 horas con un mensaje perfecto. El cliente que escribe a 3 inmobiliarias va a la primera que conteste. La inmediatez es el primer filtro real.
Cualificación conversacional > formulario largo
Pedir presupuesto, plazo y zona en un formulario inicial baja la conversión. Conseguir la misma información en una conversación de WhatsApp con 3-4 preguntas naturales la sube. La fricción percibida es la mitad.
Ningún lead se descarta para siempre
El 18% de las operaciones del primer semestre vinieron de leads "no cualificados" iniciales que se mantuvieron en nurturing. Cambios de situación personal (boda, herencia, traslado, separación) reactivan leads dormidos. Limpiar la base es matar ventas futuras.
Los agentes son la pieza más sensible
Si los agentes ven la IA como "competencia" en vez de como ayuda, el sistema se cae. Hicimos sesiones de 1h con todos enseñando cómo les libera tiempo de tareas mecánicas para que dediquen su día a enseñar inmuebles y cerrar. Cambio cultural primero, técnico segundo.
Saber qué canal rinde de verdad cambia la inversión
El cliente gastaba más en Idealista y Fotocasa por inercia. Cuando vimos conversión por canal con datos reales, Habitaclia daba leads más caros pero con un 38% más de cierre. Reasignamos presupuesto y mejoraron resultados sin gastar más.
Dudas que nos hacéis llegar
¿Tu inmobiliaria pierde leads entre portales y Excel?
Te decimos en 45 min cuántos leads estás perdiendo realmente y qué tipo de automatización IA + CRM te tiene más sentido por volumen, canales y tamaño de equipo.