1.200 facturas/mes procesadas con IA y 3 días/mes liberados.
Una asesoría fiscal de León con 18 empleados perdía días enteros metiendo facturas a mano. Implantamos un sistema de OCR + clasificación con IA integrado con su software contable. Hoy procesa 1.200 facturas al mes y el equipo dedica esos 3 días recuperados a asesorar.
León · 18 empleados · Asesoría fiscal y contable
Una asesoría fiscal en León con 18 empleados ahogada en facturas en PDF.
El cliente es una asesoría fiscal y contable de León con 18 empleados: 4 socios, 9 técnicos contables y 5 administrativos. Cartera de unos 220 clientes, mayoría pymes españolas. Volumen mensual de entrada: aproximadamente 1.200 facturas en PDF que llegan por email, WhatsApp, portales clientes y carpetas compartidas.
El proceso antes del proyecto: cada técnico abría el email/carpeta del cliente, descargaba las facturas, las renombraba según convención interna, sacaba los datos (NIF emisor, base, IVA, total, fecha, concepto), las clasificaba contablemente y las metía en el software (en su caso A3 ASESOR). Tiempo medio por factura: 3-5 minutos. Total: unas 72 horas/mes del equipo dedicadas a meter datos, no a asesorar.
El encargo: liberar a los técnicos del trabajo mecánico para que dediquen ese tiempo a valor real (revisión fiscal, planificación, atención al cliente). Y hacerlo manteniendo el control humano de la clasificación contable, que no es trivial.
OCR + LLM + reglas + intervención humana solo cuando dudamos.
El error típico al automatizar OCR de facturas en asesorías es montar un OCR puro que solo extrae texto y dejar la clasificación contable al humano. Funciona a medias: te ahorras la transcripción pero el bottleneck (clasificar cuenta contable, centro de coste, periodo, deducibilidad) sigue ahí.
Diseñamos un sistema en cuatro capas. (1) OCR de la factura para sacar datos estructurados (NIF emisor, fecha, base, IVA, total, concepto). (2) Un modelo IA que sugiere la clasificación contable aprendiendo del histórico real del cliente final. (3) Reglas duras por cliente final (este proveedor siempre cuenta 622, este IVA siempre deducible al 50% por uso mixto). (4) Cola de revisión humana solo cuando el sistema duda o detecta anomalía.
Las facturas llegan al sistema por 3 vías: email dedicado (factura@asesoria...), carpeta compartida sincronizada y subida manual. Se procesan en lotes, se clasifican, se generan los apuntes contables en formato compatible con A3, y se envían al técnico responsable de cada cliente con todo precargado. El técnico revisa, ajusta lo dudoso (~6% de los casos) y aprueba. Lo aprobado se sube a A3 automáticamente.
La precisión total del sistema (extracción + clasificación + cumplimiento de reglas duras) está en el 94% medido contra revisión final del técnico. El 6% restante son casos donde el sistema deja el campo en blanco y pide ayuda — no son errores que pasen al contable, son dudas explícitas. Esto era condición indispensable: preferimos que el sistema diga "no sé" antes que que invente.
De auditoría a producción: 6 semanas con piloto de 3 clientes finales.
Auditoría operativa (semana 1)
Sesiones con socios y técnicos. Mapeo de tipos de factura, canales de entrada, software contable, criterios de clasificación y reglas no escritas por cliente. Documento de "qué automatizar y qué no".
Diseño técnico + dataset (semana 2-3)
Arquitectura, integración con A3 ASESOR, definición de reglas duras por cliente final. Entrenamiento del modelo IA de clasificación con histórico de 6 meses (facturas + apuntes contables ya hechos por humano).
Piloto con 3 clientes finales (semana 3-5)
Activación con 3 clientes finales seleccionados (volúmenes y complejidades distintas). 4 semanas de procesamiento real con revisión humana de TODO para medir precisión y ajustar.
Despliegue total y mantenimiento (semana 6+)
Apertura al resto de la cartera con migración progresiva (10-15 clientes/semana). Formación del equipo. Métricas mensuales: facturas procesadas, % automatización limpia, % con duda humana, horas ahorradas.
Cinco lecciones replicables a otras asesorías y despachos
El histórico de apuntes es oro
El cliente tenía 6 meses de apuntes contables hechos por humano. Usarlos para entrenar el modelo de clasificación fue el factor que llevó la precisión del 76% inicial al 94% final. Sin histórico, la precisión techa en el 75-80%.
El sistema debe poder decir "no sé"
Un OCR/IA que inventa cuando no está seguro genera más trabajo del que ahorra: el técnico tiene que detectar y corregir errores enmascarados. Preferimos que el 6% de dudas lleguen explícitas a revisión que un 95% aparentemente perfecto con un 4% de errores invisibles.
Las reglas duras por cliente son obligatorias
Cada cliente final de la asesoría tiene particularidades (criterios de deducibilidad, cuentas analíticas, IVA mixto, retenciones específicas). El modelo IA no las aprende solo por ejemplo: hay que codificarlas como reglas duras que el modelo respete siempre.
El cambio cultural cuesta más que la técnica
Los técnicos contables temían "que la IA les quitara el trabajo". Acompañamiento real durante 8 semanas explicando que la IA hace lo mecánico y libera tiempo para asesoría real. Hoy todos lo defienden, pero el primer mes hubo resistencia.
Integrar con el software contable es lo difícil
Lo glamuroso es la IA. El 40% del esfuerzo de implantación fue integración estable con A3 ASESOR (sin API pública abierta, hubo que automatizar capa intermedia). Hay que dimensionar bien esto en cualquier asesoría que use software cerrado.
Dudas que nos hacéis llegar
¿Tu asesoría se ahoga en facturas en PDF?
Te decimos en 45 min si tu volumen y tu software contable encajan con automatización IA y cuántas horas/mes podrías liberar.