1.800 nóminas/mes con IA y 60% del tiempo del equipo recuperado.
Una asesoría laboral madrileña con 20 empleados gestionaba 1.800 nóminas mensuales casi a mano: tecleo de variables, cruce con convenios, control de IRPF y bonificaciones. Implantamos un sistema de automatización IA integrado con A3 NOM y Microsoft 365. En 6 meses, el equipo liberó el 60% del tiempo dedicado a nóminas y cero errores fiscales detectados en revisión.
Madrid · 20 empleados · Asesoría laboral
Una asesoría laboral con cartera grande y plantilla saturada al cierre de mes.
El cliente es una asesoría laboral madrileña con 20 empleados: 14 técnicos de nóminas y RRHH, 3 graduados sociales, 2 personas en administración y 1 socia gerente. Cartera de unas 120 empresas con plantillas medianas y pymes — total 1.800 nóminas mensuales entre régimen general, autónomos societarios y contratos especiales.
Antes del proyecto, el cierre de nóminas era un cuello de botella mensual brutal: los últimos 5-7 días del mes, todo el equipo paraba el resto de su trabajo para sacar nóminas. Tecleo manual de variables (horas extras, dietas, bajas, complementos), cruce con convenios colectivos, validación de IRPF y bonificaciones, control de seguros sociales. Los graduados sociales pasaban el 70% del tiempo en operación, no en consultoría de valor.
A esto se sumaban errores que costaban dinero: variables mal aplicadas, conceptos olvidados, IRPF mal calculado tras cambios de convenio. Una corrección a posteriori es 10 veces más cara que hacerlo bien a la primera. El encargo: liberar tiempo al equipo, eliminar errores y poder asumir más clientes sin contratar a nadie.
IA para extracción y validación, A3 NOM como motor de cálculo, humano para el matiz.
La trampa habitual con automatización en asesoría laboral es intentar sustituir A3 NOM por algo nuevo. Mala idea: el motor de cálculo legal es de A3, y eso funciona. Decidimos lo contrario: dejar A3 NOM intacto y meter IA en lo que sí pesa tiempo — la entrada de datos y la validación previa al cálculo.
Conectamos un sistema de captura inteligente que recibe documentos de los clientes por email, WhatsApp Business o portal: partes de variables, comunicaciones de bajas, certificados de IT, dietas, complementos. La IA extrae las variables, las clasifica por trabajador y empresa, valida coherencia con el convenio colectivo aplicable y prepara el lote para A3 NOM. El técnico solo revisa lo que la IA marca como dudoso (~6% de los casos).
El segundo cambio fue el flujo de validación post-cálculo: una vez A3 NOM calcula la nómina, una segunda capa de IA revisa coherencias (variación anormal respecto al mes anterior, conceptos faltantes según patrón histórico, IRPF que no cuadra con la tabla del trabajador). Detecta el 92% de las anomalías que un técnico junior se le habrían escapado.
Finalmente, montamos un flujo de comunicación con el cliente: la asesoría envía nóminas firmadas, el cliente confirma o solicita corrección por el mismo canal y la IA cruza la respuesta con la base de datos. Cero pérdida de correos, todo trazado y auditable. La socia gerente puede ver en tiempo real qué empresas tienen nóminas pendientes y por qué.
De auditoría a 1.800 nóminas/mes en 6 semanas.
Auditoría operativa (semana 1-2)
Sesiones con socia gerente, dos graduados sociales y tres técnicos de nóminas. Mapeo del flujo real de mes: dónde llegan los datos, cómo se introducen, qué se valida manualmente, dónde se cometen errores. Análisis de 12 meses de histórico.
Diseño + integración A3 NOM (semanas 2-3)
Arquitectura: capa IA en infraestructura europea + integración con A3 NOM por API + portal cliente sobre Microsoft 365. Diseñamos flujos de captura, validación previa, validación post-cálculo y comunicación. RGPD: minimización de datos y registro de actividades.
Piloto controlado (semanas 4-5)
Lanzamiento en 20 empresas piloto (las 20 más recurrentes). Medimos tasa de extracción correcta, errores detectados, tiempo ahorrado y satisfacción de técnicos. Iteramos sobre el prompt de extracción y los umbrales de validación.
Despliegue total y reporting
Apertura al 100% de cartera. Formación al equipo (2h por sesión, 3 grupos). Dashboard con métricas: nóminas procesadas, % extracción automática, anomalías detectadas, tiempo medio por nómina. Revisión mensual con la socia.
Cinco lecciones replicables a otras asesorías laborales
No sustituyas el motor legal — automatiza lo de alrededor
A3 NOM, SAGE, Nominasol y similares funcionan bien para el cálculo legal. La automatización rentable está en la entrada de datos y en la validación previa y posterior, no en sustituir el cálculo.
El convenio colectivo aplicable es la clave
Validar cada variable contra el convenio correcto evita el 80% de los errores de criterio. Mantener un catálogo de convenios actualizado y enlazado a cada cliente es la inversión inicial más rentable del proyecto.
Captura multicanal o no captura nada
Los clientes mandan datos por email, WhatsApp, llamada, portal. Si solo aceptas un canal pierdes la mitad. La IA debe procesar todos los canales y unificar la captura, no obligar al cliente a cambiar su manera de comunicarse.
La validación post-cálculo es donde se ven los ahorros
Una segunda capa de IA que revisa coherencias post-cálculo detecta lo que se pasa al técnico junior cansado el día 28. Ese 92% de captura de anomalías evita correcciones a posteriori, que son 10× más caras que prevenirlas.
Los graduados sociales suben de capa, no se sustituyen
El miedo del equipo era "me va a sustituir". Lo que pasó: los graduados sociales pasaron de operación a consultoría, asesoramiento estratégico al cliente y captación. Subieron la facturación por hora de la asesoría.
Dudas que nos hacéis llegar
¿Tu asesoría laboral pierde tiempo cada mes en operación?
Te decimos en 45 min qué % de tiempo dedica tu equipo a operación, qué ahorro esperar y si encaja con tu motor de nóminas actual.