2.300 documentos/mes procesados con IA y 4 días libres al mes.
Una gestoría valenciana de 15 empleados estaba ahogada en documentación entrante de clientes: facturas, contratos, nóminas, escrituras. Implantamos un sistema de IA con OCR y clasificación automática integrado con su software de gestión. Cuatro meses después, procesa 2.300 documentos al mes y libera cuatro días completos del equipo.
Valencia · 15 empleados · Sector gestoría
Una gestoría valenciana al borde de no poder coger clientes nuevos.
El cliente es una gestoría valenciana con 15 empleados: 6 técnicos contables, 3 laboralistas, 2 fiscalistas, 2 administrativos y 2 socios. Cartera de ~280 clientes activos entre autónomos, pymes y comunidades de propietarios. Crecimiento sostenido durante 4 años, pero llegando al punto de "no podemos coger más clientes sin contratar".
Antes del proyecto, el equipo recibía ~1.800-2.300 documentos al mes por email, WhatsApp, Dropbox y entregas en mano: facturas escaneadas, contratos firmados, nóminas, certificados, escrituras notariales, documentos bancarios. Cada documento exigía: clasificar, renombrar, asociar a cliente correcto, extraer datos clave a mano y subir al software de gestión. Calculaban 3-5 minutos por documento. 150 horas al mes solo en gestionar entrada de documentación.
El encargo fue claro: liberar al equipo de la gestión documental repetida, mantener la calidad y el control humano sobre lo que va a las declaraciones y hacerlo cumpliendo la normativa de protección de datos del sector. Y sin migrar el software de gestión que ya funcionaba (A3 ASESOR + Holded en paralelo).
OCR fiable, clasificación supervisada y supervisión humana solo donde duele.
La trampa habitual al meter IA en gestoría es prometer "automatización total" y acabar con un sistema que el equipo no se atreve a usar porque desconfía. Decidimos exactamente lo contrario: IA para el 90% del trabajo repetido, humano para el 10% donde se juega la responsabilidad fiscal. Cada documento procesado por IA se marca como tal en el sistema, y los datos críticos (importes, NIFs, fechas) llevan score de confianza.
Montamos una bandeja única donde llegan todos los documentos (correo dedicado, WhatsApp Business, web del cliente y Dropbox vigilado). Cada documento pasa por OCR con corrección posterior, identificación de tipo (factura emitida, recibida, nómina, contrato, certificado…), asociación al cliente correcto (buscando por NIF, nombre o referencia) y extracción de los campos relevantes según tipología.
A continuación, el sistema sube cada documento a su sitio en A3 ASESOR o Holded con metadatos completos y notifica al técnico responsable de la carpeta del cliente. Si el score de confianza está por debajo del umbral (típicamente 92%), el documento se aparca en una cola de revisión humana en lugar de subirlo. Esta lógica fue clave para ganar la confianza del equipo en las primeras dos semanas.
Los socios recibieron además un dashboard con métricas reales: documentos procesados al mes, tasa de auto-clasificación, horas ahorradas estimadas y clientes con backlog de documentación. Esto les permite cobrar mejor a clientes que mandan documentos mal y planificar capacidad de equipo sin sustos.
De auditoría a producción en 5 semanas, sin romper la operativa actual.
Auditoría documental (semana 1)
Tres sesiones: socios, técnico contable senior y administración. Mapeamos volumen real, canales de entrada, tipologías y los 12 procesos documentales más frecuentes. Recogimos también un dataset de 600 documentos reales (anonimizado) para entrenar el OCR.
Diseño RGPD + arquitectura (semana 2)
Definimos arquitectura con proveedores europeos (OCR + LLM en infraestructura EU), contrato DPA, base legal del tratamiento, política de retención y separación lógica por cliente. La gestoría es responsable, nosotros encargado. Sin esto, no hay proyecto.
Piloto controlado (semanas 3-4)
Conectamos canales de entrada, montamos OCR + clasificador + integración con A3 ASESOR y Holded. Piloto con un técnico contable y 30 clientes seleccionados durante 10 días. Ajustamos umbrales de confianza y casos de error.
Despliegue total y mantenimiento
Apertura a los 280 clientes activos. Formación al equipo (2 sesiones de 1h). Revisión a 30, 60 y 120 días con métricas: % auto-clasificación, errores detectados, horas ahorradas, satisfacción del equipo.
Cinco lecciones replicables a otras gestorías y asesorías
El OCR fácil no existe — la calibración manda
Los OCR genéricos llegan al 80-85% de precisión. Para subir al 96% hace falta calibrar con documentos reales del cliente: plantillas habituales, tipografías, sellos, márgenes. Esa calibración inicial cuesta tiempo pero es lo que hace la diferencia.
El umbral de confianza es la palanca de adopción
Empezamos con umbral 95% (muy conservador) y lo bajamos al 92% una vez el equipo confió en el sistema. Si arrancas con umbral bajo, el técnico pierde confianza el primer día y nunca lo recupera. Es psicología pura.
Notificación al técnico correcto importa más que la velocidad
Procesar el documento en 30 segundos es bueno. Pero si llega al técnico equivocado, no sirve. Mapear el árbol de "quién lleva qué cliente" fue trabajo lento pero crítico para que el equipo lo viera útil.
Los socios necesitan métricas, no anécdotas
El dashboard mensual de socios (volumen, ahorro, clientes problemáticos) cambió la conversación con clientes que mandan documentación mal. Pasaron de quejarse a poder cobrar diferencias justificadas con datos.
Cumplimiento RGPD diseñado primero, técnica después
En gestoría manejas datos fiscales y laborales sensibles. Diseñar DPA, retención y separación por cliente antes de la técnica es lo que evita un susto a los 18 meses. Mejor 1 semana de papeleo bien hecho que un requerimiento de AEPD después.
Dudas que nos hacéis llegar
¿Tu gestoría o asesoría está ahogada en documentación entrante?
Te decimos en 45 min qué procesos documentales tienen más retorno con IA y cómo encajar Kit Consulting si tu despacho tiene 10-249 empleados.