IA para gestorías menos data entry, más margen.
Automatización con IA para gestorías administrativas, laborales y fiscales en España. OCR de facturas a A3/Sage/Holded, conciliación bancaria asistida, atención al cliente con tu documentación e informes automáticos. Liberamos 30-50% del tiempo de tu equipo administrativo.
La gestoría media tiene márgenes apretados y un equipo agotado de copiar y pegar.
Las gestorías españolas viven de facturar a precio cerrado servicios con un coste de mano de obra que se come el margen. Data entry, conciliación bancaria, contestar las mismas dudas todas las semanas y generar informes mensuales son tareas repetitivas que devoran horas de personal cualificado.
La IA aplicada a gestorías resuelve cosas muy concretas: OCR de facturas y tickets con estructuración directa al ERP (A3, Sage, Holded, ContaPlus), conciliación bancaria asistida con propuesta de asiento, asistente que responde dudas frecuentes de clientes sobre nóminas/IVA/impuestos, generación automática de informes mensuales por cliente y resúmenes pre-cita.
En Magnetia trabajamos con compliance fiscal y laboral desde el primer día: cifrado de datos, modelos desplegados en infraestructura europea, contratos DPA y registro de tratamientos. Somos asesor adherido Kit Consulting — si tu gestoría tiene 10-249 empleados, parte del proyecto puede cofinanciarse con bono UE.
Qué automatizamos en gestorías administrativas, laborales y fiscales
Casos reales que llevamos implementando: tarea repetitiva → sistema IA → horas/semana liberadas.
OCR de facturas a ERP
Facturas de proveedores y tickets de clientes entran por email o portal → OCR + IA estructura los datos (fecha, NIF, base, IVA, retención, cuenta) → vuelca directamente a A3, Sage, Holded o ContaPlus. Ahorra 8-15 horas/semana en una gestoría media.
Conciliación bancaria asistida
Movimientos bancarios cruzados con facturas y nóminas pendientes. La IA propone el asiento contable con un nivel de confianza. El humano revisa solo los casos ambiguos. Conciliaciones que pasan de 4 horas a 30 minutos.
Asistente al cliente 24/7
Bot en WhatsApp o portal de cliente que responde dudas frecuentes: ¿cuándo se paga el IVA del 3T?, ¿qué documentación necesito para una baja?, ¿cuál es mi cuota de autónomo? Filtra el 60-70% de las consultas repetitivas.
Generación automática de informes
Cierre mensual de cada cliente: cuenta de explotación, flujo de caja, comparativa con mes anterior y comentario explicativo. La IA genera el borrador, el técnico revisa y firma. Reduce 80% del tiempo en informes.
Triaje y enrutado de correos
Bandeja unificada de gestoría: la IA clasifica cada email entrante (nueva alta, factura pendiente, consulta laboral, AEAT/SS) y lo envía al técnico responsable con resumen. Libera 1-2 horas/día a la persona que reparte el correo.
Preparación pre-cita con cliente
Antes de cada visita del cliente, el sistema genera un resumen: situación actual, declaraciones pendientes, novedades fiscales aplicables, puntos a tratar. El técnico entra a la cita en 5 minutos en vez de 30.
De auditar el despacho a producción: 4-8 semanas sin parar las declaraciones.
Auditoría operativa (1 semana)
Sesiones con socio responsable, equipo contable y laboral. Mapa de procesos actuales, software (A3, Sage Despachos, Holded, ContaPlus, Wolters Kluwer), volumen de clientes y dónde se acumula el trabajo manual.
Diseño y compliance
Definimos casos priorizados (normalmente OCR + asistente + informes) y la arquitectura de datos. Configuramos cifrado, contratos DPA con proveedores de IA y actualizamos tu registro de tratamientos.
Implementación y piloto
Construimos el sistema, lo integramos con tu software y arrancamos piloto de 2-3 semanas con un técnico o una cartera concreta. Ajustamos antes de extenderlo a todo el despacho.
Despliegue y formación
Formación práctica a todo el equipo, documentación interna y revisión a 30 días con métricas: horas/semana ahorradas, % de correos triados automáticamente, satisfacción del equipo y del cliente final.
Señales de que tu gestoría está lista para automatizar con IA
Más de 80 clientes en cartera
A partir de 80-100 clientes el ROI de OCR de facturas e informes automáticos es directo. Por debajo encajan piezas (asistente, triaje correo) pero no todo el stack.
Equipo dedica >30% del tiempo a data entry
Si tu equipo contable pasa más de 30% del tiempo metiendo facturas y conciliando bancos, el OCR + IA libera entre 8 y 15 horas/semana por técnico. ROI medible en 6 meses.
Recepción saturada con consultas repetidas
Mismas preguntas todo el mes: ¿cuándo se paga?, ¿qué necesito?, ¿cuánto es mi cuota? El asistente IA filtra el 60-70% y la recepción se centra en lo que requiere humano.
Software de gestoría integrable
A3 ASESOR, Sage Despachos, Holded, ContaPlus, Wolters Kluwer A3 y similares tienen API o exportaciones que permiten conectar la IA sin migrar. Lo validamos en auditoría.
Margen apretado por competencia local
Si compites con gestorías online (Declarando, TaxScouts, Quipu) o con plataformas que tiran precios, la IA es la única forma de mantener margen sin perder calidad de servicio.
Tu gestoría tiene 10-249 empleados
Encajas en Kit Consulting (Red.es). Parte del proyecto puede cofinanciarse con bono UE en la categoría de IA, hasta 24.000 € según segmento. Somos asesor adherido.
Dudas que nos hacéis llegar
¿Qué automatizaríamos en tu gestoría?
Llámanos y vemos en 45 min los 3 procesos con mayor retorno en tu despacho. Sin compromiso. Si encajas en Kit Consulting, te orientamos también sobre el bono de IA.